Hiểu đúng về Kế toán công nợ tại doanh nghiệp

Kế toán công nợ là một trong những phần hành kế toán quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Hiểu rõ về vị trí, nhiệm vụ, mối quan hệ tác nghiệp của kế toán công nợ giúp người làm kế toán hoàn thành tốt công việc.

1. Tìm hiểu về Công nợ

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh (Khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động:

• Huy động vốn, cho vay;

• Mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, công cụ tài chính,…;

• Các hoạt động giao dịch có thể chưa thanh toán ngay, chưa thanh toán đủ hoặc chỉ đặt cọc thanh toán trước một phần,… từ đó phát sinh các nghĩa vụ trả nợ, nghĩa vụ thanh toán gọi chung là những khoản công nợ.

Công nợ, xét theo nghĩa vụ đối với bên còn lại bao gồm các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Trong các doanh nghiệp thường tồn tại đồng thời các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.

Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, các khoản nợ phải thu được thể hiện ở phần Tài sản, các khoản nợ phải trả được thể hiện ở phần nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán.

Hình 1: Cấu trúc công nợ của doanh nghiệp xét theo nghĩa vụ với bên còn lại

Lưu ý: Bên A và bên B có thể là cùng một tổ chức, cá nhân.

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.

Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang để/đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác sử dụng/chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho chủ nợ bằng các nguồn lực của mình.

Các khoản nợ phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thanh toán, phải trả cho nhà cung cấp và các đối tượng khác trong và ngoài doanh nghiệp. Khoản nợ phải trả là những khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc chiếm dụng được của các cá nhân, tổ chức khác trong và ngoài doanh nghiệp để thành nguồn vốn cho mình.

Xét theo kỳ hạn thanh toán, công nợ được chia thành hai loại: ngắn hạn và dài hạn.

Nợ phải thu/phải trả ngắn hạn: là các khoản nợ có kỳ hạn thanh toán trong vòng 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

Nợ phải thu/ phải trả dài hạn: các khoản nợ có kỳ hạn thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Tìm hiểu về kế toán công nợ

2.1 Công việc kế toán công nợ

Xét theo nội dung công việc kế toán, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ ghi chép, kiểm soát, báo cáo các khoản công nợ diễn ra liên tục trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Như đã phân tích ở phần một, nội dung các khoản công nợ tương đối rộng, bao gồm gồm các khoản nợ phải thu, các khoản nợ phải trả.

Kế toán công nợ bao gồm: kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả

• Kế toán công nợ phải thu liên quan đến tất cả khoản phải thu trong và ngoài doanh nghiệp như: Phải thu tạm ứng, phải thu khách hàng, phải thu về thuế GTGT được khấu trừ, phải thu khác (phải thu bồi thường, tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính,…), phải thu nội bộ khác…

• Kế toán công nợ phải trả liên quan đến tất cả các khoản phải trả như phải trả cho người bán (nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ, nhà thầu XDCB), phải trả CBCNV, phải trả nội bộ, phải trả khác (trả tiền đền bù, bồi thường…) và các khoản phải trả khác.

Tuy nhiên, do tính chất phát sinh thường xuyên, liên tục cũng như yêu cầu quản lý cao đối với các khoản nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán nên khi nhắc đến kế toán công nợ, chúng ta thường hiểu ở phạm vi hẹp, kế toán công nợ là kế toán các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải trả người bán.

2.2 Người làm kế toán công nợ và tổ chức nhân sự kế toán công nợ

Theo chức danh công việc, nhân viên Kế toán công nợ là người đảm nhận các công việc kế toán công nợ tại doanh nghiệp.

Công nợ có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính, dòng tiền, khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp do đó, việc quản lý công nợ là một trong trong những nội dung cơ bản mà nhà quản trị quan tâm.

Quản lý tốt công nợ là yêu cầu cần thiết, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nên vị trí kế toán công nợ giữ một vai trò quan trọng và thường có trong bộ máy kế toán của mỗi doanh nghiệp.

Trên cơ sở khối lượng công tác kế toán công nợ ở doanh nghiệp, tùy theo đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất; quy mô; lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh; các yêu cầu về quản lý…của doanh nghiệp mà Kế toán trưởng/Cán bộ phụ trách kế toán bố trí phân công, phân nhiệm nhân viên kế toán công nợ phù hợp, như:

**Phân công CHUNG người theo dõi công nợ phải thu, phải trả:

Ví dụ, với các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) hoặc các doanh nghiệp mới thành lập, khối lượng công việc kế toán phát sinh chưa nhiều, để hiệu quả và tiết kiệm chi phí, chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể thuê ngoài công tác kế toán thuế và bố trí một vị trí kế toán nội bộ theo dõi toàn bộ công tác kế toán, quản lý các khoản công nợ phát sinh.

Trong trường hợp doanh nghiệp có tổ chức bộ máy kế toán thì số lượng nhân viên kế toán chưa nhiều, một nhân viên kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều vị trí phần hành.

**Phân công RIÊNG người theo dõi công nợ phải thu, phải trả:

Với những doanh nghiệp vừa và lớn, khối lượng công việc phát sinh nhiều, để đảm bảo chất lượng công việc cũng như quản lý khoa học và hiệu quả các khoản công nợ, công việc kế toán công nợ có thể chia thành các vị trí chuyên môn hóa phụ trách từng phần như:

• Kế toán công nợ phải thu: phụ trách kế toán các khoản nợ phải thu;

• Kế toán công nợ phải trả: phụ trách kế toán các khoản nợ phải trả.

Thực tế, tại các doanh nghiệp vừa và lớn, tổ chức bộ máy kế toán phân nhiệm cao, ở mỗi phần hành kế toán chi tiết, nhân viên kế toán đồng thời đảm nhận việc theo dõi, quản lý những khoản công nợ phát sinh trong phần nội dung công việc của mình như:

• Kế toán công nợ phải thu có có nhiệm vụ theo dõi, quản lý các khoản nợ phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,…

• Kế toán công nợ phải trả theo dõi và quản lý các khoản nợ phải trả người bán, phải trả nội bộ, các khoản chi phí phải trả, dự phòng phải trả, các khoản phải trả, phải nộp khác,…

• Kế toán tiền lương theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả người lao động

• Kế toán thuế theo dõi, quản lý các khoản công nợ thuế với nhà nước, lập và nộp các báo cáo thuế

• Kế toán ngân hàng theo dõi, quản lý các khoản nợ vay và nợ thuê tài chính của các ngân hàng, các cá nhân, tổ chức tín dụng,…

• Kế toán thanh toán theo dõi, quản lý các khoản phải thu từ người nhận tạm ứng (theo dõi tạm ứng – hoàn ứng)…

3. Nhiệm vụ của kế toán công nợ

Kế toán công nợ thực hiện ba nhiệm vụ của kế toán bao gồm: ghi chép, kiểm soát và báo cáo. Chi tiết nhiệm vụ của kế toán công nợ như sau:

• Thứ nhất, tính toán, ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp.

• Thứ hai, tổ chức kiểm tra, giám sát, kiểm soát chặt chẽ việc chấp hành các quy định của pháp luật; các quy định, quy chế của doanh nghiệp về tài chính, bán hàng, hạn mức tín dụng…; chủ động các biện pháp nhắc nợ, thu nợ. Các công việc cụ thể như:

– Xem xét, kiểm tra hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán của các khoản nợ phải thu, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng, các quy định, quy chế của công ty để có kế hoạch đề nghị thanh toán;

– Nhắc nợ; đôn đốc thu hồi các khoản nợ phải thu;

– Đưa ra các cảnh báo kịp thời về công nợ quá hạn, công nợ khó đòi;…;

– Trích lập dự phòng các khoản công nợ quá hạn theo quy định;

– Xem xét, kiểm tra giá trị, thời hạn thanh toán các khoản nợ phải trả so với các điều khoản trong các hợp đồng, hồ sơ công nợ;

– Lên kế hoạch thanh toán công nợ đến hạn trình lên Ban lãnh đạo;

– Thực hiện thanh toán nợ phải trả đúng hạn theo ngân sách được duyệt;

– Định kỳ làm Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ.

• Thứ ba, báo cáo kịp thời (thường xuyên và định kỳ) những thông tin về tình hình công nợ để ban lãnh đạo làm cơ sở, căn cứ cho việc đề ra các quyết định quản trị.
  Báo cáo tình hình thực hiện các kế hoạch về công nợ và đưa ra các cảnh báo kịp thời về các khoản công nợ có khả năng khó đáo hạn như dự kiến; Các công việc cụ thể như:

– Phân tích, đánh giá các khoản công nợ về thời hạn, khả năng thanh toán…;

– Tham mưu cho Ban lãnh đạo kế hoạch thanh toán; chính sách thanh toán các khoản công nợ; chính sách thu nợ; hạn mức tín dụng với từng nhóm khách hàng hoặc khách hàng,…

– Lưu giữ chứng từ, sổ sách, báo cáo… liên quan đến kế toán công nợ.

Tùy vào đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất, lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh mà Kế toán trưởng/Cán bộ phụ trách kế toán có thể phân công một nhân viên kế toán công nợ thực hiện đầy đủ ba nhiệm vụ của kế toán hoặc tổ chức phân công nhiệm vụ theo kiểu chuyên môn hóa ở từng khâu chức năng.

Ví dụ:

Tại các doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất phân phối có các chi nhánh, cửa hàng… các khoản công nợ phát sinh thường xuyên, liên tục với số lượng nghiệp vụ lớn, liên quan trực tiếp đến khâu mua hàng, bán hàng, Kế toán trưởng có thể phân công ba nhiệm vụ của kế toán công nợ cho nhiều vị trí kế toán khác nhau như:

• Kế toán mua hàng, bán hàng phụ trách việc theo dõi, ghi chép phản ánh công nợ phát sinh

• Kế toán công nợ phụ trách theo dõi, ghi chép biến động công nợ, kiểm soát tình hình công nợ

• Kế toán tổng hợp phụ trách việc tổng hợp, kiểm tra, báo cáo.

Các doanh nghiệp dịch vụ, doanh nghiệp xây dựng Kế toán trưởng/Cán bộ phụ trách kế toán có thể phân công mỗi vị trí kế toán công nợ thực hiện đầy đủ ba nhiệm vụ của kế toán.

Thực tế ở các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp SME, tổ chức bộ máy kế toán còn sơ sài, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao, ban lãnh đạo chưa quan tâm sát sao việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nên các vị trí công việc kế toán có thể chưa thực hiện đầy đủ ba chức năng của kế toán.

4. Mối quan hệ tác nghiệp của Kế toán công nợ

Đối với Kế toán trưởng

• Kế toán công nợ có thể báo cáo trực tiếp lên KTT

• Kế toán công nợ báo cáo lên Kế toán tổng hợp (KTTH) , KTTH kiểm tra, kiểm soát lại rồi báo cáo lên KTT.

Với các Kế toán viên phần hành khác:

• Kế toán công nợ ngoài chịu trách nhiệm quản lý các khoản mục công nợ (các đầu tài khoản) mình phụ trách, với các đầu tài khoản hạch toán đối ứng kế toán công nợ có trách nhiệm kết hợp, kiểm tra chéo số liệu với KTV phụ trách tài khoản đối ứng.

Ví dụ: đối ứng với tài khoản nợ phải thu, phải trả là tài khoản doanh thu, chi phí trong nghiệp vụ bán hàng ghi nhận doanh thu và mua hàng ghi nhận chi phí.

Ở một số công ty, kế toán công nợ đồng thời là người theo dõi, phân tích và báo cáo doanh thu, chi phí;

Ở một số doanh nghiệp khác chuyên môn hóa hơn, có tổ chức riêng vị trí kế toán doanh thu – chi phí thì kế toán công nợ phải đối chiếu chéo số liệu các đầu tài khoản mình hạch toán đối ứng đảm bảo việc ghi nhận đúng và kiểm tra chéo giữa các kế toán viên trong phòng kế toán.

Đối với các phòng/ban/bộ phận khác liên quan:

Kế toán công nợ có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các phòng/ban/bộ phận liên quan tổ chức tốt nhiệm vụ ghi chép, kiểm soát và quản lý các khoản mục công nợ phát sinh.

5. Những yêu cầu đối với kế toán công nợ

Dù ở bất kỳ công ty thuộc loại hình, quy mô nào, việc hiểu bản chất kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp cho người làm kế toán có cách tiếp cận đúng và hoàn thành tốt công việc được giao.

Kế toán công nợ là một vị trí kế toán quan trọng, yêu cầu người làm kế toán phải có kiến thức chuyên môn sâu, rộng cũng như thành thạo nhiều kỹ năng công việc. Để trở thành một kế toán công nợ chuyên nghiệp, chúng ta cần chuẩn bị những kỹ năng, kiến thức sau:

Kỹ năng cứng:

• Nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các kiến thức liên quan đến các nội dung, khoản mục công nợ;

• Các kiến thức về Hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, mua hàng, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, khuyến mại,…

• Các kiến thức về Thuế bao gồm: thuế GTGT; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất, nhập khẩu…
  Trang bị kiến thức về Pháp luật, Hợp đồng kinh tế, các kiến thức chung về Tài chính, ngân hàng.

Kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giao tiếp

• Các kỹ năng tin học văn phòng, sử dụng phần mềm kế toán, phân tích dữ liệu

• Kỹ năng lên kế hoạch, quản lý thời gian…