Trường hợp 1: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn chưa đúng
Cách điều chính hóa đơn mua vào,bán ra viết sai như sau: Viêt đúng lại theo tên đăng ký kinh doanh, hoặc viết tắt theo quy định Thông tư số 39/2014/TT-BTC đồng thời phải xuất trình hóa đơn điều chỉnh.
Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn viết sai
Trường hợp 2: Gạch xóa, khi chưa ký nhận hoặc đã ký nhận
Cách điều chỉnh đúng kế toán phải làm:
• Xoá bỏ để xuất lại hoá đơn mới thay thế
• Lập biên bản thu hồi, xuất hoá đơn điều chỉnh.
Trường hợp 3. Viết thiếu, không ghi rõ, đủ nội dung trên hóa đơn
Cách điều chỉnh:
• Kế toán lập bảng kê, hợp đồng, dịch vụ kèm theo (Dịch vụ, cung cấp nhiều hàng hoá dịch vụ). có xác nhận chữ ký của cả 2 bên.
Trường hợp 4: Hóa đơn được lập theo hình thức mua hàng qua điện thoại, fax, email
Cách điều chỉnh: Kế toán ghi lại đầy đủ thông tin, đóng dấu xác nhận bán hàng qua điện thoại phần ký nhận của người mua.
Trường hợp 05: Trên hóa đơn ghi không đúng thuế suất GTGT
Cách xử lý tình huống này như sau:
Nếu chưa giao cho khách hàng hóa đơn kế toán vẫn giữ đủ 03 liên thì thực hiện gạch chéo các liên, ghi nội dung xóa bỏ.
Nếu đã giao cho khách hàng mà chưa kê khai thuế thì hai bên tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, xuất lại hóa đơn mơi.
Trường hợp khách hàng đã kê khai thuế thì kế toán lập lại biên bản thu hồi đề xuất hóa đơn thay thế. Đồng thời xuất hóa đơn điều chỉnh, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai điều chỉnh lại doanh số và thuế GTGT.
Trường hợp 06: Xuất trình hóa đơn chưa được làm thông báo phát hành hóa đơn
Cách điều chỉnh: Tra cứu trên trang: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Trường hợp 07: Hóa đơn của cơ sở bỏ trốn, ngừng hoạt động.
Cách điều chỉnh: Kế toán phải chứng minh được đầu vào của hóa đơn đúng như thực tế mua bán hàng hóa, có chứng từ nhập kho, hóa đơn đầy đủ và được hạch toán đầy đủ quy định, bù trừ tính vào chi chi phí xác định thu nhập chiu thuế.
Không kê khai khấu trừ tính vào chi phí doanh nghiệp. Để biết được hóa đơn nào của cơ sở bỏ trốn, ngừng hoạt động bạn có thể tra cứu thông tin trên mạng: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Trường hợp 08: Hóa đơn xuất ra được lập 3 liên không giống nhau
Cách điều chỉnh: Kê toán liên hệ với đơn vị bán hàng để thu hồi hóa đơn và lập lai hóa đơn sai sót.
Trường hợp 09: Với những hóa đơn lập ra có giá trị lớn hơn 20 triệu.
Cách điều chỉnh hóa đơn mua vào
Theo quy định mới nhất của Bộ tài chính từ ngày 02/08/2014, với những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu thì phải tiến hành thanh toán qua ngân hàng mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Trường hợp 10: Xuất nhiều hoá đơn nhỏ hơn 20 triệu đồng của một nhà cung cấp trong cùng một ngày.
Cách điều chỉnh: Với hóa đơn mua vào ngoài một số trường hợp quy định cụ thể thì kế toán phải thanh toán qua ngân hàng.
Trừ một số trường hợp cụ thể theo quy định.
Trường hợp 11: Xử lý với những hóa đơn viết sai, đã kê khai thuế
Cách điều chỉnh:
• Nếu hóa đơn viết sai thông tin phần thuế suất có thông tin tăng hay giảm thì tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh sau.
• Nếu hóa đơn có dấu hiệu gạch xóa phải lập biên bản thu hồi hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh thay thế.
Trường hợp 13. Kế toán làm mất hóa đơn đầu vào liên 2
Cách điều chỉnh:
• Lập biên bản ghi nhận sự việc
• Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Sao chụp liên 1 của hóa đơn,
• Nộp phạt về hành vi mất hóa đơn
• Căn cứ vào photo liên 1 để kê khai khấu trừ thuế
Đây là các trường hợp phổ biến mà kế toán có thể gặp phải khi thực hiện công việc kế toán bán hàng hoặc khi nhận phải các hóa đơn sai sót. Căn cứ vào đó mà kế toán có thể xử lý cho chính xác hợp lý trong từng trường trường hợp. Tránh việc phải viết lại hóa đơn khi không cần thiết
