Những nguyên tắc vàng cần lưu ý khi quyết toán thuế

1. Tận dụng triệt để khoảng thời gian

Khi nhận được thông báo Quyết toán thuế, việc đầu tiên kế toán cần làm là dựa vào nội dung yêu cầu Quyết toán, Kế toán cùng các bộ phận liên quan rà soát, kiểm tra toàn bộ hồ sơ theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế nêu tại Thông báo.

Trường hợp 1: Hồ sơ, chứng từ, hợp đồng quá lộn xộn, be bét, cái mất cái còn, cái còn có cái sai cái đúng => Kế toán cần lập bảng note các vấn đề cần giải quyết, tùy số lượng các vấn đề và thời gian còn lại (tính tới khi quyết toán). Nếu kế toán doanh nghiệp cảm thấy không đủ thời gian tới thời điểm quyết toán thuế có thể có 2 phương án giải quyết.

– Phương án 1: Thuê dịch vụ rà soát sổ sách và quyết toán thuế của các Đại lý thuế có đầy đủ điều kiện theo quy định để đảm bảo thời gian theo quy định.

– Phương án 2: Cần kéo dài thời gian để hoàn thiện các nội dung cần quyết toán, bạn cần dùng kế “HOÃN BINH” bằng cách thương lượng với cán bộ thuế và làm công văn đẩy lùi lại lịch quyết toán.

Trường hợp 2: Hồ sơ doanh nghiệp tạm “ổn” thì kế toán cùng các bộ phận liên quan hoàn thiện nốt những hồ sơ còn thiếu, sắp xếp in ấn cẩn thận thành từng mục và lưu trữ để sẵn sàng quyết toán thuế.

2. Rà soát, kiểm tra lại 1 tuần trước khi quyết toán

Khi đã hoàn thiện hồ sơ tạm ổn theo các vấn đề trong thông báo quyết toán, bạn không nên chủ quan mà cần phải kiểm tra lại 1 tuần trước khi quyết toán cho chắc chắn là mình đã chuẩn bị “tốt nhất” cho cuộc thanh tra, quyết toán thuế.

Bạn nên kiểm tra theo thứ tự và tự đối chiếu theo từng mục như sau:

– Hoá đơn GTGT: Sắp xếp theo thứ tự, đảm bảo tính hợp lệ của toàn bộ các hóa đơn GTGT, không nhàu nát, tẩy xóa, nội dung các hóa đơn đúng, số tiền, biểu thuế….Tiếp đó tới bảng kê mua vào bán ra các loại hàng hóa kèm chứng từ. Nhớ lướt lại các tiêu thức và chữ ký để đảm bảo đã đầy đủ, chú ý dấu bán hàng qua điện thoại.

– Quỹ tiền mặt:

+ Kiểm tra xem đã có bảng kiểm kê quỹ chưa? Phải đảm bảo số dư cuối kỳ trên Bảng kiểm kê quỹ = Sổ quỹ = Cân đối phát sinh = Lưu chuyển tiền tệ.

+ Trên sổ quỹ có thời điểm nào bị âm không? Có khoản trả tiền cho hoá đơn nào > 20 triệu không? Vì nếu chi cho hoá đơn> 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế GTGT.

+ Kiểm tra lượng tiền vay so với tồn quỹ tại thời điểm quyết toán. Vì thường khi tồn quỹ còn nhiều mà vẫn đi vay thì có nguy cơ bị loại cao. Câu hỏi thuế đưa ra là “Tại sao tiền mặt còn nhiều như vậy mà vẫn đi vay” => Phải chắc chắn có đầy đủ hồ sơ chứng minh doanh nghiệp cần một lượng tiền lớn để chi ngắn hạn trong tương lai => nếu không có đủ  hồ sơ thì nên loại ra trước để khỏi rắc rối sau này

– Tài khoản ngân hàng:

+ Tất cả các tài khoản ngân hàng của công ty dùng để thanh toán, giao dịch đảm bảo đã nộp mẫu 08.

+ Chắc chắn đảm bảo Số dư trên các tài khoản ngân hàng = Sổ phụ ngân hàng / tờ sao kê / Biên bản xác nhận số dư tài khoản.

– Khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp:

+ Có đầy đủ hợp đồng, chứng từ cần thiết và đối chiếu công nợ cuối năm (đối với những KH, NCC còn nợ).

+ Kiểm tra điều khoản thuộc trách nhiệm của mình như: thanh toán, nghiệm thu, hồ sơ, giao hàng,…. Có thực hiện đúng không?

– Tài sản cố định:

+ Kiểm tra chứng từ, hồ sơ khi tăng giảm tài sản đã đủ chưa?

+ Đã đăng ký trích khấu hao với cơ quan thuế chưa ? (Có một số chi cục thuế vẫn yêu cầu cái này).

+ Kiểm tra bảng trích khấu hao về nguyên giá, thời gian, số tiền trích đã đúng chưa?

+ Kiểm tra số dư trên bảng trích khấu hao tháng 12 có bằng số dư trên tài khoản 211; 214 không?

– Thuế:

+ Tờ khai, báo cáo quý, năm có đầy đủ chưa?

+ Các giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước có đầy đủ và sắp xếp theo thứ tự thời gian?

– Hồ sơ lao động: phải đảm bảo đầy đủ các tài liệu như sau:

+ Lý lịch, thông tin ứng viên công chứng;

+ Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, phụ lục hợp đồng lao động đầy đủ thông tin, chữ ký, đóng dấu công ty;

+ Bản photo bằng cấp, chứng chỉ liên quan (công chứng càng tốt);

+ Quyết định cá nhân/ nhóm người: quyết định thưởng, phạt, thôi việc, bổ nhiệm…

+ Sổ bảo hiểm;

– Lương và các khoản trích theo lương:

+ Kiểm tra hồ sơ lao động, bảng tính lương đã đầy đủ theo thời gian và đầy đủ chữ ký chưa?

+ Kiểm tra các khoản trích theo lương đã đúng và nộp tiền cho cơ quan bảo hiểm, công đoàn chưa? Phải có uỷ nhiệm chi.

+ Kiểm tra quyết toán thuế TNCN.

+ Có đầy đủ các văn bản quy định về mức phụ cấp, thưởng, phạt của công ty; đăng ký sử dụng lao động, đăng ký thang bảng lương.

– Hồ sơ công ty phải đảm bảo đầy đủ:

+ Đăng ký kinh doanh;

+ Đăng ký mẫu dấu;

+ Sổ cổ đông;

+ Biên bản các cuộc họp cổ đông về các vấn đề liên quan tới công ty: quyết định bổ nhiệm giám đốc, Quyết định thay đổi chỉ tiêu nào nó trên đăng ký kinh doanh…;

+  Quy chế, điều lệ hoạt động công ty (nếu có);

3. Hợp tác – đúng lúc – đúng việc khi cung cấp hồ sơ giấy tờ

– Trước khi vào quyết toán thì cán bộ thuế sẽ yêu cầu bạn lập một danh sách các bảng biểu để phục vụ quyết toán (Họ đưa danh sách bảng biểu, có cái có mẫu sẵn, có cái không). Bạn phải tổng hợp tất cả mẫu biểu trong danh sách họ yêu cầu nhưng dựa vào danh sách đó bạn phải cân nhắc xem cái nào rõ ràng, bạn chắc chắn có thể giải trình các vấn đề vấp phải trong đó thì gửi trước. Nên gửi theo thứ tự sau:

+ Bảng kê các hoá đơn đầu vào, đầu ra theo từng năm. Bảng kê đầu vào bạn nên cố gắng ghi rõ thời giai thực hiện chuyển tiền cho các hoá đơn lớn hơn 20 triệu.

+  Bảng kê các sản phẩm, dịch vụ, công trình xuất ra;

+ Danh sách công nhân viên các năm: Nên ghi cả thời gian của hợp đòng, Thông tin mã số thuế, Thông tin cá nhân;

+ Danh sách khách hàng, nhà cung cấp còn công nợ;

+ Danh sách các khoản vay (nên gửi cuối cùng);

– Khi cơ quan thuế yêu cầu gửi hồ sơ giấy tờ thì kế toán nên gửi bản phô tô, hạn chế gửi file mềm.