Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không?
Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp.
Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc.
Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không phải đóng dấu.
Lưu ý: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.
In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?
Mặc dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy nhưng việc lưu giữ hóa đơn ở cả bản giấy mang lại khá nhiều tiện lợi khi hạch toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử ra giấy khá đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, các bước thực hiện sẽ có khác biệt nhất định nhưng về cơ bản thì sẽ gồm các bước dưới đây:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
- Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
- Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Nguồn: Sưu tầm Internet
