1. Hóa đơn điện tử có mã là gì?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định rõ tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”.
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Căn cứ Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế gồm:
(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu,…
Lưu ý: Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, tài chính tín dụng, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt,… nếu có rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng thì phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp.
Như vậy, có thể thấy hầu hết doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
3. Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:
(1) Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
(2) Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh lĩnh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.
Trong thời gian mười 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.
Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế căn cứ theo quy định để xem xét, quyết định về việc chuyển đổi này.
