Giấy phép lao động: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục xin cấp

1. Điều kiện được cấp giấy phép lao động là gì?

Bộ luật Lao động năm 2019 và các văn bản liên quan không quy định cụ thể về điều kiện cấp giấy phép lao động nhưng theo khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động khi có đủ các điều kiện sau:

- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;

- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của cơ quan cso thẩm quyền, trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

2. Người nước ngoài nào được cấp giấy phép lao động?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, những người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các hình thức sau đây sẽ thuộc diện được cấp giấy phép lao động:

- Thực hiện hợp đồng lao động.

- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.

- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

- Chào bán dịch vụ.

- Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động.

- Tình nguyện viên.

- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.

- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.

- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.

- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động gồm giấy tờ gì?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Quyết định số 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm có những giấy tờ sau:

1 - Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu.

2 - Giấy khám sức khỏe có giá trị trong 12 tháng.

3 - Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

4 - Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật và một số nghề, công việc.

5 - 02 ảnh màu 4x6 cm, phông nền trắng, ảnh chụp không quá 06 tháng.

6 - Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động.

7 - Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị.

8 - Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài.

4. Thủ tục cấp giấy phép lao động thực hiện như thế nào?

Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có trách nhiệm xin văn bản chấp thuận về việc sử dụng lao động nước ngoài tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người lao động nước ngoài hoặc người sử dụng lao động thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động như sau:

Bước 1: Chuẩn đầy đủ bị hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ.

- Nơi nộp hồ sơ: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

- Thời hạn: Trước ít nhất 15 ngày, kể từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

- Người nộp: Tùy trường hợp mà người thực hiện nộp hồ sơ có thể là người lao động nước ngoài hoặc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài:

+ Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ nếu nhận người nước ngoài vào làm việc theo hình thức sau:

• Hợp đồng lao động.

• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

• Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

• Tình nguyện viên.

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.

• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.

• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

+ Người lao động nước ngoài tự nộp hồ sơ nếu:

• Vào Việt Nam để chào bán dịch vụ.

• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.

Bước 3: Đến nhận giấy phép lao động.

Thời gian giải quyết: Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp không cấp giấy phép lao động: Có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Căn cứ: Điều 8, Điều 9 và Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

5. Lệ phí cấp giấy phép lao động là bao nhiêu?

Theo hướng dẫn tại Quyết định số 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, nếu người nước ngoài thuộc trường hợp do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động thì không mất phí.

Trong khi đó, trường hợp do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động, người làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ phải trả mức lệ phí nhất định.

Căn cứ Điều 3 Thông tư số 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Vì vậy, tùy từng địa phương mà mức lệ phí cấp giấy phép lao động sẽ là khác nhau.

Mức lệ phí thường dao động từ khoảng 400.000 đồng - 01 triệu đồng.

6. Thời hạn của giấy phép lao động là bao lâu?

Theo Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động cấp mới được xác định theo một trong các trường hợp sau:

- Bằng thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký.

- Bằng thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.

- Bằng thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

- Bằng thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

-  Bằng thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán.

- Bằng thời hạn trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Bằng thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại.

- Bằng thời hạn trong văn bản chứng minh được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại.

- Bằng thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài, trừ trường hợp không phải báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

Thời hạn tối đa của giấy phép lao động: 02 năm. 

7. Trường hợp nào được cấp lại giấy phép lao động?

Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã ghi nhận cụ thể các trường hợp cấp lại giấy phép lao động gồm:

1. Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất.

2. Giấy phép lao động còn thời hạn bị hỏng.

3. Thay đổi họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn.

Theo đó, để xin cấp lại giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1 - Thuộc một trong các trường hợp: bị mất; hỏng; thay đổi thông tin về họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc.

2 - Giấy phép lao động xin cấp lại phải còn thời hạn.

8. Giấy phép lao động hết hạn có được gia hạn?

Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã liệt kê các điều kiện gia hạn giấy phép lao động như sau:

Điều 16. Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động

1. Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.

2. Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 Nghị định này.

3. Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.

Với quy định trên, trường hợp giấy phép lao động hết hạn nhưng không quá 45 ngày thì vẫn được phép xin gia hạn nhưng phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và có giấy tờ chứng minh người này tiếp tục làm việc cho người sử dụng theo nội dung giấy phép lao động đã cấp.