1. Định khoản kế toán là gì?
Khi các nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, lương,… diễn ra tại doanh nghiệp, kế toán cần ghi nhận và phản ánh thông tin về các nghiệp vụ lên sổ sách kế toán thông qua các tài khoản kế toán. Cụ thể là kế toán sẽ phân tích nghiệp vụ và xác định các tài khoản kế toán có liên quan đến nghiệp vụ đồng thời vận dụng nguyên tắc ghi Nợ và ghi Có để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ. Hoạt động này được gọi là định khoản kế toán.
Như vậy, có thể thấy định khoản kế toán là ghi nhận các thông tin kế toán vào tài khoản phù hợp sao cho đúng với giá trị của giao dịch thông qua phân tích nghiệp vụ. Có hai loại định khoản kế toán là định khoản đơn giản và định khoản phức tạp:
Cả hai loại định khoản kế toán đều phổ biến và được sử dụng thường xuyên tại các doanh nghiệp. Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, kế toán doanh nghiệp phải ghi chép thông tin kế toán thủ công vào sổ sách kế toán bằng giấy. Ngày nay, với sự ra đời của các phần mềm kế toán hỗ trợ, hoạt động ghi chép định khoản kế toán diễn ra ngay trên phần mềm. Thậm chí có những phần mềm thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS – phần mềm có tính năng tự động hạch toán, định khoản các nghiệp vụ kinh tế sau khi nhập khẩu thông tin từ hoá đơn.
2. Tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp
Thông tin kế toán là nội dung quan trọng tại các doanh nghiệp. Vì vậy, điều quan trọng đối với bộ phận kế toán là đảm bảo ghi nhận đúng và đủ thông tin kế toán và định khoản đúng là một yếu tố góp phần đảm bảo điều này. Các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp rất đa dạng và mỗi nghiệp vụ đều được ghi nhận bằng cách định khoản tài khoản. Hãy cùng tìm hiểu kỹ các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp:
2.1 Định khoản kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng
Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn
- Phiếu nhập khẩu (Tờ khai hải quan, biên bản giám định)
Ghi nhận giá trị hàng hoá:
Nợ TK 152,156,… Giá trị hàng hóa nhập khẩu chưa bao gồm các khoản thuế
Có TK 331,112: Tổng giá trị tiền hàng
Ghi nhận các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,…:
Nợ TK 156 : Tổng tiền các loại thuế ( không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 333.. : Thuế khác ( nếu có)
Ghi nhận khi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các loại thuế khác:
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu (nếu có)
Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường
Có TK 111,112: Tổng Tiền thuế phải nộp
Ghi nhận khấu trừ thuế GTGT:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào…
Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán
Nợ TK 156, 156, 211,…
Nợ TK 133
Có TK 331,111,112
Nợ TK 111,112,..
Có TK 515
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho (nếu hàng còn trong kho)
Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào
hoặc:
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 632, 154,642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,… (nếu hàng đã bán)
Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào
2.2 Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán bán hàng
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 131:Tổng phải thu về từ khách hàng.
Có TK 511 : Doanh thu xuất khẩu hàng hóa
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156, 155, 154,..
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155,156,…
Nợ TK 635
Có TK 111, 112,…
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị phải thu về
Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm
Có TK 131,111,112
2.3 Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định
Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán
Nợ TK 642, 641, 154, 627,…
Có TK 214
Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ
Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ
Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán
Có TK 711: Giá bán TSCĐ
Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ
2.4 Định khoản kế toán nghiệp vụ lương và các khoản trích theo lương
Nợ TK 641,642,154,…. Chi phí lương ở từng bộ phận
Có TK 334: Tổng lương phải trả cho người lao động
Nợ TK 642,641,154,627,…
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
Có TK 3383: BHXH
Có TK 3384 : BHYT
Có TK 3385: BHTN
Nợ TK 334
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
Có TK 3383: BHXH
Có TK 3384 : BHYT
Có TK 3385: BHTN
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
2.5 Định khoản kế toán các nghiệp vụ khác: tiền, công cụ dụng cụ
Nợ TK 111,112
Có TK 131
Nợ TK 111,112
Có TK 411, 1386
Nợ TK 331
Có TK 111,112
-
-
Chi khác: Mua dịch vụ thanh toán ngay : tiền chi phí tiếp khách, xăng dầu, mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..
Nợ TK 642,641, 242,211
Nợ TK 1331
Có TK 111,112
Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào
Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán
Khi xuất dùng công cụ dụng cụ
Nợ TK 242, 241
Có TK 153
Nợ TK 242,241
Nợ TK 1331
Có TK 331, 111,112.
Định kỳ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ:
Nợ TK 642,641,154, …
Có TK 242,241
2.6 Định khoản kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Nợ TK 3331: Số thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1331
Nợ TK 911
Có TK 632
Nợ TK 911
Có TK 642,641
Nợ TK 911
Có TK 635
Nợ TK 911
Có TK 811
Nợ TK 511
Có TK 911
Nợ TK 515
Có TK 911
Nợ TK 711
Có TK 911
Bước 1: Tính thuế TNDN và hạch toán
Nợ TK 821
Có TK 3334: số thuế TNDN phải nộp
Bước 2: Kết chuyển chi phí thuế TNDN
Nợ TK 911
Có TK 821
Bước 3: Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
Nợ TK 911
Có TK 4212
Hoặc Kết chuyển lỗ
Nợ TK 4212
Có TK 911
Định khoản kế toán là cơ sở ban đầu để doanh nghiệp có được các thông tin kế toán phục vụ cho mục đích xây dựng chiến lược và ra quyết định kinh doanh. Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp hoạt động định khoản kế toán diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ hoạt động định khoản và các nghiệp vụ kế toán khác:
-
Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
-
Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
-
Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
-
Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo
