Cách sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học

1.Chứng từ gốc khoa học

– Các chứng từ gốc nên được sắp xếp theo thứ tự trong bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hóa đơn đầu  ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đã nộp cho cơ quan thuế hàng kỳ.

– Đối với các chứng từ đính kèm chứng từ gốc, kế toán nên sắp xếp, lưu trữ như sau:

+ Hóa đơn bán ra nên kẹp cùng với chứng từ thanh toán như phiếu thu, giấy báo có,… Ngoài ra có thể kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng (nếu có).

+ Hóa đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ,… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng.

+ Nếu hàng hóa bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý hợp đồng (nếu có),… 

– Kế toán cần chú ý một số điểm sau:

+ Các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh.

+ Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đầy đủ để dễ tìm kiếm và kiểm tra khi cần.

2.Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế

– Các loại báo cáo thuế cho cơ quan thuế thường nộp hàng kỳ, vì thế nên sắp xếp và phân loại theo năm để dễ tìm kiếm.

– Lưu ý kèm theo chứng từ của năm đó là báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp xếp cụ thể, khoa học như sau: 

+ Mở một file folder để lưu tờ khai thuế cho từng năm cụ thể.

+ Chia các file thành các file nhỏ lưu theo từng loại thuế. 

+ Tách riêng một file để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế.

3.Hợp đồng và các chứng từ liên quan

– Tập hợp lại tất cả các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại có thể lưu tại bộ phận khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

– Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để dễ tìm kiếm, quản lý hơn.

– Đặc biệt, không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như không được sự cho phép của cấp trên để tránh được tình trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc.

– Lưu hợp đồng kinh tế cùng với các tài liệu sao để đồng bộ và dễ kiểm soát:

+ Tờ trình hoặc bản kế hoạch.

+ Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá,…

+ Hợp đồng gốc.

+ Các bản phụ lục ký thêm.

+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi từng lần thanh toán (bản phôtô)

+ Biên bản bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý,…

+ Các loại hóa đơn đỏ, Phiếu nhập kho,  xuất kho (bản phô tô).

+ Các loại chứng từ nộp thuế (nếu có).

+ Bảng tính lãi vay thanh toán (nếu là vay cá nhân); Bảng tính lãi vay (nếu là vay ngân hàng).

+ Các hồ sơ chứng từ khác liên quan.

+ Các biên bản thỏa thuận khác có liên quan sắp xếp chứng từ.

4.Chứng từ lương

Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp xếp như sau:

– Tạo một file folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.

– Nên chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng để dễ theo dõi và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.

– Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: Bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên; Bảng lương chuyển khoản ngân hàng và ủy nhiệm chi bản phô tô (nếu thanh toán lương qua ngân hàng); Bảng ký nhận lương của người lao động (nếu trả lương bằng tiền mặt). Ngoài ra có thể bao gồm các chứng từ khác có phát sinh tăng/giảm lương.

5. Phiếu nhập kho, xuất kho

– Kế toán lưu các phiếu xuất kho cùng với:

+ Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt.

+ Bản dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt (bản phô tô).

+ Biên bản giao nhận hàng hóa cho mỗi lần xuất kho.

–Kế toán sắp xếp Phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:

+ Hóa đơn đầu vào, mua vào.

+ Các biên bản giao hàng hóa

+ Hợp đồng mua bán.

+ Đề nghị mua hàng hóa.

6.Chứng từ thanh toán

– Các loại chứng từ thanh toán như phiếu chi, ủy nhiệm chi thì kế toán nên sắp xếp và lưu trữ cùng với:

– Đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của giám đốc doanh nghiệp.

 – Với trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một dự án, kế hoạch chiến lược tổng thể đã phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi (chỉ cần bản phô tô) và Bản ký nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.

– Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hay các bộ phận chức năng có quyền trong doanh nghiệp.

– Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo quyết định, văn bản nào; Phô tô quyết định, văn bản yêu cầu đó kèm theo.

– Giấy xác nhận trả nợ gốc và lãi vay ngân hàng (nếu có).

– Với các phiếu thu hay giấy báo có thì kế toán lưu cùng:

+ Hợp đồng bán hàng.

+ Hóa đơn GTGT.

+ Các loại chứng từ khác có liên quan.

7.Chứng từ của tiền và các khoản tương đương tiền.

Tạo một folder chia các file ra để lưu tài liệu cụ thể như sau:

– Các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp.

– Tờ khai mở tài khoản ngân hàng.

– Biên bản xác nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng.

– Các quyết định, văn bản có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt,…

– Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm, thanh lý hợp đồng tiết kiệm từng lần.

8.Chứng từ tài sản của doanh nghiệp

Các chứng từ tài sản của doanh nghiệp nên lưu trữ và sắp xếp riêng theo 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản cần phải có các loại chứng từ kèm theo như:

– Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đầy đủ.

– Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.

– Hợp đồng mua tài sản ký kết với người bán.

– Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản.

– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó.

– Biên bản giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản.

– Biên bản bàn giao tài sản đưa vào sử dụng ký nhận của người phụ trách hoặc người sử dụng tài sản.

– Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt.

– Mã tài sản theo như sổ sách kế toán.

– Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp.

– Thẻ theo dõi tài sản cố định.

 – Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: Tờ trình thanh lý; Phê duyệt thanh lý; Hợp đồng thanh lý; Quyết định thanh lý; Biên bản thanh lý,… Quyết định dừng khấu hao TSCĐ, hóa đơn thanh lý bản phô tô.

– Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của doanh nghiệp.

– Các loại chứng từ khác có liên quan.

9.Chứng từ công nợ

Với các hồ sơ công nợ, kế toán nên sắp xếp và lưu trữ theo một file riêng. Đồng thời chia nhỏ thành các file cụ thể như sau:

– Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ.

– Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

– Công văn đòi nợ từng lần.

– Quyết định xử lý công nợ.

10.Chứng từ pháp lý

Để khoa học và hợp lý, nên chia theo folder riêng để dễ tìm kiếm và quản lý:

– Các biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính.

+ Các ủy quyền có liên quan đến kế toán tài chính.

+ Đăng ký kinh doanh có công chứng của từng lần thay đổi.

+ Các đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có).

+ Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần.

+ Các quy chế, điều lệ của doanh nghiệp.