Nhận bảng giá chuẩn, hợp đồng từ bộ phận bán hàng
- Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng liên quan đến thanh toán
- Cập nhật các giấy tờ pháp lý theo yêu cầu kiểm soát nội bộ trước khi bắt đầu giao dịch (xuất hoá đơn)
- Tập hợp đầy đủ các hợp đồng, thoả thuận liên quan đến bán hàng
- Cập nhật danh sách giá được phê duyệt để làm căn cứ xuất hoá đơn
- Rà soát nghĩa vụ (cung cấp chứng từ, chiết khấu, gia hạn nợ,...) và quyền hạn (khoá xuất kho, tính lãi chậm trả, yêu cầu thanh toán) tuỳ theo từng trường hợp theo quy định của hợp đồng
- Thống kê và tập hợp chứng từ giao dịch với các công ty trong Tập đoàn
Tạo hoá đơn
- Hoá đơn dịch vụ, hoá đơn chiết khấu, hoá đơn trả hàng mua: sẽ tạo và phát hành trực tiếp trên ứng dụng phát hành hoá đơn
- Hoá đơn bán hàng hoá: Kế thừa thông tin từ order để tạo hoá đơn trên phần mềm EPICOR và phát hành hoá đơn điện tử kịp thời
- Hoá đơn xuất khẩu: tập hợp bộ chứng từ xuất khẩu theo thông lệ quốc tế được bộ phận Logistics cập nhật để hạch toán
- Xử lý các hoá đơn sai sót để điều chỉnh, thu hồi và xuất hoá đơn thay thế
- Lưu trữ hoá đơn, văn bản và chứng từ liên quan
Kiểm tra công nợ và yêu cầu thanh toán
- Cập nhật kịp thời các khoản công nợ phát sinh hàng ngày
- Bù trừ các khoản công nợ khách đã trả trước với khoản phát sinh
- Kiểm tra cập nhật due date nợ phù hợp thoả thuận
- Gởi danh sách chi tiết nợ từng khách hàng cho từng Salesman hàng tuần
- Đối chiếu công nợ thàng với từng khách hàng còn số dư
- Liên hệ qua email, điện thoại hoặc làm việc trực tiếp với bộ phận Sale để xử lý các công nợ chậm thanh toán
Nhiệm vụ khác
- Tính lãi chậm trả (nếu có) tuỳ theo hợp đồng với khách hàng trình Ban giám đốc ký để gởi khách hàng
- Cung cấp thông tin, chứng từ liên quan đến công nợ quá hạn cho Ban giám đốc xử lý khi khách hàng chây ì, không hợp tác
- Lập báo cáo thống kê xuất khẩu
- Xác nhận thông tin tính hoa hồng (nếu có)
- Kiểm đếm thành phẩm, hàng hoá định kỳ và các công việc khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận
