I. Bước 1: Tập hợp chứng từ
1. Chứng từ hóa đơn:
Phải tuân thủ 3 nguyên tắc: Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.
2. Chứng từ ngân hàng
- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc.
- Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của DN.
3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
Là số tiền DN phải nộp như:
- Thuế TNDN (Khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc quyết toán cuối năm).
- Thuế GTGT (Khi phát sinh số thuế phải nộp).
- Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).
- Các loại thuế, phí liên quan.
II. Bước 2: Phản ánh chứng từ
Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, Ngân hàng, Bảng kê, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
=> Danh mục => Khai báo tên khách hàng => Nhà cung cấp => Mã vật tư hàng hóa, mã kho, mã CCDC, TSCĐ, tài khoản ngân hàng => Cất
=> Nghiệp vụ => Nhập số dư ban đầu các tài khoản; Số dư TK Kho 156, Khách hàng, Nhà cung cấp => Cất
=> Tài sản cố định => Nhập số dư ban đầu => Cất
=> Công cụ dụng cụ => Nhập số dư ban đầu => Cất
- Phiếu hạch toán ngân hàng:
+ Sổ phụ ngân hàng.
+ Sao kê ngân hàng.
- Hạch toán Báo có => Ngân hàng => Báo có => Ủy nhiệm thu => Cất
- Hạch toán Báo nợ => Ngân hàng => Báo nợ => Ủy nhiệm chi => Cất
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của DN.
- Hạch toán phiếu chi
Các chứng từ liên quan đến chi phí DN (Cước điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng)
=> Quỹ => Phiếu chi => Cất
- Hạch toán phần mua hàng
=> Mua hàng => Chứng từ mua hàng => Cất
- Hạch toán phần bán hàng
=> Bán hàng => Chứng từ bán hàng => Cất
III. Bước 3: Tập hợp chi phí
Là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của DN.
1. Chi phí tiền lương: Căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH.
=> Nghiệp vụ => Chứng từ nghiệp vụ khác => Hạch toán => Cất
Nợ TK 6422
Có TK 334
2. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ Thông tư 45/2015/TT- BTC
=> Nghiệp vụ => Tài sản cố định => Tính khấu hao TSCĐ => Cất
Nợ TK 6422
Có TK 214
3. Chi phí trả trước
=> Nghiệp vụ => Công cụ dụng cụ => Phân bổ CCDC => Cất
4. Chi phí giá vốn: Doanh nghiệp áp dụng tính giá vốn hàng xuất bán theo Phương pháp bình quân cuối kỳ
=> Nghiệp vụ => Kho => Tính giá xuất kho => Cất
IV. Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
=> Nghiệp vụ => Tổng hợp => Kết chuyển lãi lỗ => Cất
1. Kết chuyển các khoản doanh thu
Kết chuyển doanh thu bán hàng chú ý: Các trường hợp hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán làm khoản doanh thu giảm đi => Nhớ làm bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sau đó mới kết chuyển doanh thu:
- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 511
Có TK 521
- Kết chuyển doanh thu bán hàng hóa:
Nợ TK 511
Có TK 911
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 515
Có TK 911
- Kết chuyển thu nhập khác:
Nợ TK 711
Có TK 911
2. Kết chuyển các khoản chi phí
- Kết chuyển chi phí giá vốn:
Nợ TK 911
Có TK 632
- Kết chuyển chi phí tài chính:
Nợ TK 911
Có TK 635
- Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 911
Có TK 641
- Kết chuyển chi phí quản lý:
Nợ TK 911
Có TK 642
- Kết chuyển chi phí khác:
Nợ TK 911
Có TK 811
- Kết chuyển chi phí thuế TNDN:
Nợ TK 911
Có TK 821
3. Xác định kết quả kinh doanh
3.1. Doanh nghiệp lãi:
Nợ TK 911
Có TK 4212
3.2. Doanh nghiệp lỗ:
Nợ TK 4212
Có TK 911
3.3. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng Phương pháp khấu trừ)
=> Thuế => Khấu trừ thuế => Cất
* Nguyên tắc trong định khoản kết chuyển thuế luôn làm giảm 2 loại thuế là:
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 3331 (Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ)
Có TK 133
- Tính số phát sinh của TK 133.
- Tính số phát sinh của TK 3331.
- Tìm số dư đầu kỳ TK 133.
* Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
- Đầu kỳ TK 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ TK 133 so sánh với PS trong kỳ TK 3331
- Nếu Đầu kỳ TK 133 + PS trong kỳ TK 133 > PS trong kỳ TK 3331 => Số kết chuyển theo TK 133
- Nếu Đầu kỳ TK 133 + PS trong kỳ TK 133 < PS trong kỳ TK 3331 => Số kết chuyển theo TK 3331
V. Bước 5: Lên cân đối tài khoản
Kiếm tra các Chỉ tiêu: TK 133 Khớp với Bảng kê mua vào và TK 3331 khớp với Bảng kê bán ra.
- TK 156 Khớp với Dư cuối kỳ Báo cáo nhập xuất tồn TK 156.
- TK 211 trừ (-) TK 214 Khớp với Giá trị còn lại Bảng trích khấu hao TCSĐ
- TK 242 Khớp với Số dư cuối kỳ bên Bảng phân bổ CCDC.
- TK 112 Khớp với Sổ phụ ngân hàng.
- Chú ý Tài khoản loại 1 ÷ 2 là không có Số dư Bên có trên Bảng cân đối số phát sinh (Ngoại trừ TK 214, TK 131 Dư bên có).
- Chú ý Tài khoản loại 3 ÷ 4 Không có Số dư Bên nợ.
VI. Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào Bảng cân đối tài khoản)
=> Báo cáo => Báo cáo tài chính => Cất
