Kế toán công nợ là gì? Hạch toán và định khoản công nợ thu và trả

Kế toán là một bộ phận trọng yếu đối với mỗi Doanh nghiệp khi có những vấn đề tài chính và kế toán cần giải quyết. Doanh nghiệp có bộ máy tài chính kế toán làm việc tốt cùng với việc sổ sách được kế toán rõ ràng cũng như phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra được các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả Một bộ máy kế toán mạnh để có thể giúp người điều hành đưa ra được các quyết định kinh doanh hiệu quả không thể thiếu đi kế toán công nợ.

Khái niệm kế toán công nợ

Ta cần hiểu về khái niệm Công nợ. Công nợ doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ…Công nợ có thể phát sinh từ việc khách hàng mua nhưng chưa thể thanh toán hết được số tiền cần trả hoặc ở người bán khi họ mong muốn bán được hàng nên sẽ cho phép người mua thực hiện mua mà chưa cần phải thanh toán ngay. 

Công nợ là một mảng nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp. Với những công ty quy mô vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp sẽ bao gồm công việc theo dõi công nợ, tuy nhiên với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì mảng việc này sẽ do một vài cá nhân đảm nhiệm. Người đảm nhận việc theo dõi hạch toán kế toán công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ. Hãy cùng SimERP tìm hiểu cặn kẽ về việc làm hằng ngày của công việc này.

Công việc kế toán công nợ

Nhân viên kế toán sẽ làm những công việc xoay quanh quản lý và theo dõi công nợ khách hàng, kế toán công nợ phải thu phải trả, sổ quỹ tiền mặt, các khoản phải trả, tiền gửi ngân hàng,…. Kế toán công nợ phải thu và trả các khoản cho khách hàng, từ đó làm việc với không chỉ khách hàng mà còn với nhiều bộ phận liên quan. Cụ thể:

Quản lý và đảm bảo chứng từ

• Trước khi lập thủ tục thu chi, kế toán công nợ cần kiểm tra và đảm bảo đầy đủ và chính xác chứng từ

• Để có được căn cứ cho thủ quỹ chi tiền, kế toán công nợ cần lập phiếu thu, chi theo biểu mẫu

• Chuyển giao các chứng từ ban đầu (phiếu thu, chi) cho bộ phận liên quan.

• Lưu trữ, bảo quản và đóng gói chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh , số thứ tự ,thời gian.

• Tiếp nhận các chứng từ để thanh toán như bản sao hóa đơn ,phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho,…

Theo dõi, báo cáo và đối chiếu các khoản

• Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ

• In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt

• Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ

• Đối chiếu tồn quỹ tiền mặt giữa báo cáo quỹ với kế toán tổng hợp Công ty.

• Làm các phiếu để nộp ngân sách – ngân hàng.

• Theo dõi cũng như lập các báo cáo tình hình của số dư công nợ trong nội bộ theo các đối tượng không theo dự kiến hoặc định kỳ (tháng quý năm ) theo yêu cầu BGĐ ,KTT , TPTV (có đối chiếu với KTCS số dư công nợ)

• Tính toán số công nợ phát sinh hằng tháng. Từ đó lập giấy thông báo thanh toán công nợ (của cả nội bộ cũng như khách hàng) theo tháng trong thời gian từ ngày 05 đến ngày 15 (có cập nhập tình hình phát sinh tăng , giảm trong kỳ ).Thực hiện công tác kế toán thu chi tiền mặt và ứng trước tiền mặt (đối với các khoản tạm ứng không nằm trong các công trình do kế toán công trình theo dõi), định kỳ hàng tuần đối chiếu số.

• Hàng tháng đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ của cả nội bộ và của khách hàng. 

• Kế toán công nợ phải thu và phải trả: Kế toán công nợ phải thu khách hàng nên cần lập lịch thanh toán với khách hàng. 

Trong khi giải quyết công việc, kế toán cũng có thể đề xuất giải pháp với các phòng ban khác:

• Đề xuất Phụ trách Phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc.

• Kế toán công nợ phải thu và phải trả

  • Trình bày ý kiến về những biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả và tối ưu hơn. Cần kế toán công nợ phải trả và phải thu.

  • Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ. 

• Đề xuất tới Trưởng Phòng về mức độ cũng như lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng

Cách định khoản theo công nợ 

Căn cứ hoá đơn bán hàng

Nợ TK 131:

   Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá

   Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

   Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ

   Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra

Căn cứ vào phiếu thu tiền

Trên phiếu thu phải thể hiện đầy đủ các nội dung. Người nộp tiền, địa chỉ, lý do thu tiền, phiếu thu này có đầy đủ chữ ký, dấu của  bên khách hàng để kế toán hạch toán – Kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu chi để chuyển cho phòng kế toán hạch toán.

Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên

   Có TK 131: Công nợ phải thu của khách hàng – cần phải chi tiết công nợ cho khách hàng nào.

Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng

Để biết khách hàng nào thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Chứng từ này có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi công ty giao dịch.

Nợ TK 112

    Có TK 131.

Kinh nghiệm làm kế toán công nợ

Kỹ năng cứng:

• Nắm rõ và hiểu cách vận hành, có kinh nghiệm làm việc với excel, tin học văn phòng bởi kế toán công nợ sẽ phải làm việc liên tục trên excel với các đặc vụ như: Lập bảng kê khai, tính toán… 

• Biết cách ghi công nợ và có đủ khả năng chuyên môn để làm những công việc như nêu trên.

• Có đầu óc phân tích tốt để có thể quản lý công nợ một cách hợp lý.

• Tiếp xúc và sử dụng tốt, hiệu quả các phần mềm kế toán.

Kỹ năng mềm

• Cẩn thận và chi tiết là yếu tố thiết yếu trong không chỉ công việc kế toán công nợ mà còn trong công việc kế toán nói chung. Khi nói đến “tỉ mỉ” và “cẩn thận”, những nhà làm kế toán cần phải vô cùng chi tiết, xem lại từng con số trong file excel để đảm bảo không xảy ra sai sót.

• Giỏi giao tiếp. Bởi đặc thù công việc của kế toán công nợ là phải làm việc với khách hàng bên ngoài với những công việc thu-chi vậy nên cần một người biết tạo mối quan hệ, nhanh nhẹn, thật thà và chu đáo được với khách.

• Chịu áp lực tốt. Dựa vào tính chất công việc, có thể thấy không ít những khoảnh khắc mà kế toán công nợ sẽ phải nghe các công ty khác gọi điện đến yêu cầu thanh toán, hoặc gọi liên tục cho khách hàng mà không trả hết công nợ,…

Phần mềm theo dõi công nợ

Như có đề cập ở trên, một trong những yếu tố làm nên một kế toán công nợ giỏi chính là từ việc người đó biết áp dụng công nghệ, hay chính là phần mềm kế toán công nợ để có thể quản lý tốt hơn, có hiệu suất công việc tuyệt vời hơn.

Phần mềm theo dõi công nợ có ý nghĩa rất lớn đối với người làm kế toán bởi:

• Giúp chủ doanh nghiệp theo dõi và quản lý dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, từ đó sẽ hạn chế tối đa tình trạng dữ liệu bị phân tán. 

• Chứng từ dư thừa được giảm thiểu trong khi các đơn hàng đều được ghi lại chi tiết giá trị công nợ và thống kê chi tiết số lượng, số tiền của từng sản phẩm.

• Quản lý tập trung thông tin công nợ của khách hàng và nhà cung cấp từ đó có thể dễ dàng tìm kiếm cũng như phân loại.

• Xác nhận công nợ định kỳ với các khách hàng và doanh nghiệp cũng như lập báo cáo công nợ. Từ các mã truy xuất, biểu mẫu, công cụ có thể lập thông báo lịch thanh toán công nợ  đặc biệt thông qua các cài đặt nhắc nhở.

• Các chi tiết có công nợ được theo dõi chi tiết một cách dễ dàng vì công nợ được quản lý dựa trên số công nợ và người quản lý công nợ.

• Hạn chế lỗi và sai sót phát sinh. Kế toán viên sử dụng có thể xử lý và tiến hành áp thanh toán các khoản chi và khoản thu để có thể phù hợp với từng công nợ, kể cả trong trường hợp nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.