Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp 2022

1. Mã số thuế doanh nghiệp là gì?

Mã số thuế doanh nghiệp là gì và có vai trò thế nào trong hoạt động của doanh nghiệp?

Mã số thuế doanh nghiệp là một dãy các chữ số được mã hoá theo một nguyên tắc thống nhất để cấp cho từng người nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo qui định của Luật, Pháp lệnh thuế, phí và lệ phí (gọi chung là Pháp luật về thuế), bao gồm cả người nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.

2. Đóng mã số thuế là gì?

Đóng mã số thuế là trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp trên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế bị khóa, bị đóng buộc công ty bị phải ngừng hoạt động, không thể thực hiện các công việc liên quan đến mã số thuế như: nộp tờ khai, nộp thuế, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh….

Với các doanh nghiệp muốn giải thể, thủ tục đóng mã số thuế chính là thủ tục cần thiết để giải thể tại cơ quan thuế. Để có thể đóng mã số thuế doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện:

– Nộp đầy đủ các loại tờ khai, báo cáo thuế

– Nộp đầy đủ các loại thuế (không còn nợ thuế)

3. Hồ sơ đóng mã số thuế

Hồ sơ đóng mã số thuế phải tùy vào từng đối tượng được quy định chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ được đề cập bên dưới, người nộp thuế cần phải xem xét đúng trường hợp của mình và công ty, tổ chức để chuẩn bị giấy tờ hợp lệ. Nếu thiếu một trong các loại giấy tờ hoặc giấy tờ không hợp lệ thì cơ quan quản lý thuế sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Khi đó, thời gian tiến hành thủ tục sẽ bị kéo dài làm ảnh hưởng tới kế hoạch của cá nhân, tổ chức.

Hồ sơ đóng mã số thuế tức là Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế được quy định tại Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ với các trường hợp cụ thể sau:

Đối với tổ chức kinh tế, tổ chức khác cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định sau: 

+ Đối với đơn vị chủ quản gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT

• Giấy chứng nhận đăng đăng ký thuế hoặc các thông báo mã số thuế bản gốc, nếu mất thì phải có các công văn giải trình mất giấy chứng nhận đăng ký thuế.

• Bản sao của các quyết định giải thể, quyết định mở thủ tục phá sản,..

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu tổ chức có hoạt động xuất nhập khẩu.

+ Đối với đơn vị trực thuộc gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;

• Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế (bản gốc); hoặc công văn giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế;

• Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định chấm dứt hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Thông báo chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản, hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với đơn vị trực thuộc của cơ quan có thẩm quyền;

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu tổ chức có hoạt động xuất nhập khẩu.

Đối với nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí, nhà thầu nước ngoài

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;

• Bản thanh lý hợp đồng (nếu có) hoặc văn bản về việc chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp tham gia hợp đồng dầu khí đối với nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí;

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu tổ chức có hoạt động xuất nhập khẩu.

Đối với hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này;

• Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế (bản gốc); hoặc công văn giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế;

• Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đối với hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh (nếu có).

Đối với Doanh nghiệp

• Hồ sơ của doanh nghiệp để làm thủ tục hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế trước khi doanh nghiệp làm thủ tục giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh như sau. Trường hợp doanh nghiệp tự giải thể, hồ sơ gồm:

• Quyết định giải thể;

• Biên bản họp;

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.

4. Hồ sơ đóng mã số thuế doanh nghiệp

Đối với trường hợp doanh nghiệp tự giải thể, hồ sơm gồm:

• Quyết định giải thể;

• Biên bản họp;

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.

Đối với trường hợp giải thể trong trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quyết định của Tòa án, hồ sơ gồm:

• Quyết định giải thể

• Bản sao Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định của Tòa án có hiệu lực

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.

5. Trình tự đóng mã số thuế doanh nghiệp

Bạn đọc cần tìm hiểu trình tự đóng mã số thuế doanh nghiệp trước khi tiến hành thủ tục này. Hiện nay, đại diện công ty trực tiếp thực hiện thủ tục đóng mã số thuế hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Cần lưu ý, sau khi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần tiến hành hoàn tất nghĩa vụ nộp thuế thì cơ quan thuế mới duyệt các thủ tục tiếp theo đó.

Bước 1: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật. Việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp được quy định tại mục III Công văn 2010/TCT-TVQT 2019 hướng dẫn thực hiện một số nội dung Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn nghị định về hóa đơn bán hàng.

Hàng quý các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ phải có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Riêng các doanh nghiệp mới thành lập thì phải sử dụng hóa đơn tự in, đặt in.

Bước 2: Người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế

Sau khi doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho các cơ quan thuế có thẩm quyền. Tiếp đến người nộp thuế phải có nghĩa vụ nộp theo quy định tại khoản 1 điều 67 Luật quản lý thuế 2019.

Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trong trường hợp phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đóng mã số thuế

Sau khi hoàn tất quá trình đóng thuế, chủ doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đóng mã số thuế theo đúng khoản 4 điểm a Điều 17 Thông tư 95/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế của Bộ tài chính quy định về Hồ sơ đóng mã số thuế. Hồ sơ đóng mã số thuế phải tùy vào từng đối tượng.

Bước 4: Nộp hồ sơ giải thể đến cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ giải thể

Bước 5: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ đóng mã số thuế

Sau khi bạn nộp hồ sơ đến cơ quan giải quyết việc đóng mã số thuế thì cơ quan giải quyết thuế sẽ thực hiện các thủ tục nhất định, và công ty bạn cũng phải thực hiện kèm theo các công việc như sau:

• Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của công ty bạn, cơ quan thuế phải thực hiện việc Thông báo cho công ty ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 17/TB-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư này gửi cho công ty. Đồng thời chuyển trạng thái của công ty và các đơn vị trực thuộc của công ty về trạng thái “NNT ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế” trên Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.

• Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày công ty đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với cơ quan thuế và cơ quan hải quan hoặc cơ quan thuế hoàn thành việc chuyển toàn bộ nghĩa vụ thuế của đơn vị trực thuộc sang đơn vị chủ quản theo quy định, cơ quan thuế ban hành Thông báo công ty chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 18/TB-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư này gửi cho công ty.

• Công ty bạn sẽ có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế của đơn vị trực thuộc với cơ quan thuế quản lý đơn vị trực thuộc sau khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

• Trường hợp công ty gửi hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng các đơn vị trực thuộc chưa thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì cơ quan thuế quản lý đơn vị chủ quản có trách nhiệm thông báo cho công ty bạn, đơn vị trực thuộc, cơ quan thuế trực tiếp quản lý đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc phải thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế trước khi công ty chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

• Sau khi công ty chấm dứt hoạt động, nếu công ty bạn vẫn tiếp tục hoạt động thì công ty phải thực hiện đăng ký thuế với cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được cấp mã số thuế mới hoặc chuyển đổi theo quy định tại Điều 23 Thông tư này. Trường hợp công ty đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế mà đơn vị trực thuộc vẫn sử dụng mã số thuế 13 số theo mã số thuế của đơn vị chủ quản đều bị coi là sử dụng mã số thuế không hợp pháp.

6. Thủ tục đóng mã số thuế online

Hiện nay, cá nhân, tổ chức hoàn toàn thực hiện thủ tục đóng mã số thuế qua mạng thay vì phải đến trực tiếp cơ quan thuế, đây là tiện ích đối với người dân, thu hẹp khoảng cách địa lý và vùng miền, không làm cản trở đến nghĩa vụ nộp thuế cũng như dễ dàng thực hiện thủ tục đóng mã số thuế.

Để thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế qua mạng cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập ID (mã số thuế) và mật khẩu của người nộp thuế

Bước 2: Chọn mục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và đính kèm các tài liệu tùy từng trường hợp

Bước 3: Gửi hồ sơ bằng chữ ký số và chờ trả lời của cơ quan thuế

7. Thời gian xử lý hồ sơ đóng mã số thuế

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ cơ quan thuế nhận được hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cơ quan thuế phải thông báo người nộp thuế ngừng hoạt động.

Trong thời hạn 03 ngày từ khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, cơ quan thuế và hải quan phải thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

8. Doanh nghiệp phải làm gì trước khi đóng mã số thuế?

Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 105/2020/TT-BTC thì doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau trước khi đóng mã số thuế:

• Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật về hoá đơn

• Hoàn thành nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế và xử lý số tiền thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ nếu có) theo quy định tại Điều 43, 44, 47, 60, 67, 68, 70, 71 Luật Quản lý thuế với cơ quan quản lý thuế;

• Trường hợp đơn vị chủ quản có các đơn vị phụ thuộc thì toàn bộ các đơn vị phụ thuộc phải hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị chủ quản.

Trong tình hình dịch bệnh kéo dài như hiện nay, nhiều doanh nghiệp không đủ khả năng để duy trì hoạt động của mình mà phải giải thể, tuyên bố phá sản; hoặc có những doanh nghiệp hợp nhất, sáp nhập với các doanh nghiệp khác thì vẫn phải thực hiện việc đóng mã số thuế doanh nghiệp. Hi vọng bài viết này của Hoatieu sẽ có ích cho các bạn.