.png)
.jpg)
Quy định quản lý hồ sơ
Sàn kế toán sẽ đưa ra các thông số để các bạn tham khảo:
- Lập danh mục hồ sơ:
-
- Hồ sơ của các ban / phòng phải được phân loại và lập thành Danh mục hồ sơ (biểu HC-14 -BM-01). Căn cứ vào các hồ sơ hiện có, các ban / phòng tổ chức lập Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình.
-
- Khi có hồ sơ mới phát sinh trong quá trình hoạt động, Trưởng đơn vị phân công cán bộ cập nhật vào Danh mục hồ sơ.
-
- Nếu trong thời gian công tác có phát sinh hay thay đổi nội dung trong Danh mục hồ sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật kịp thời, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn.
- Hệ thống nhận biết hồ sơ
- Sau khi kết thúc công việc, hồ sơ trước khi đưa vào tập lưu trữ, người được phân công quản lý hồ sơ phải cập nhật đầy đủ vào danh mục hồ sơ, kiểm tra các dữ liệu trong từng hồ sơ; nếu thiếu phải bổ sung, thừa hoặc không có giá trị thì loại bỏ.
- Hồ sơ trong mỗi bộ phải được sắp xếp sao cho đảm bảo rằng:
+ Theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật công việc hoặc mối quan hệ liên đới lẫn nhau.
Ví dụ: Nhận hồ sơ thầu 1/2016, tháng 5/2016, tháng 12/2016, ….
+ Có sự phân biệt rõ ràng giữa các bộ hồ sơ bằng cách đóng riêng từng tập hoặc dùng nhãn/ giấy ngăn cách.
- Mỗi tập hồ sơ được sắp xếp theo một trong những cách thức sau:
+ Tập hợp các văn bản có cùng tên loại (ví dụ: Quyết định...)
+ Sắp xếp theo chủ đề: Các loại văn bản, giấy tờ gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả…nhưng có nội dung về một vấn đề, một sự việc.
+ Sắp xếp theo đơn vị giao dịch: Tất cả văn bản có các vấn đề liên quan đến một đơn vị, một cá nhân…
+ Sắp xếp theo địa dư: Tập hợp các văn bản có liên quan đến vị trí địa lý.
+ Sắp xếp theo thời gian: Tập hợp các văn bản có cùng thời gian nhất định được lập thành tập hồ sơ.
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên trong đơn vị mình mở hồ sơ, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
- Sử dụng các loại cặp hoặc bìa hồ sơ (gọi tắt là cặp hồ sơ) thích hợp để mở và lưu hồ sơ.
.PNG)
Podcast tình huống kế toán mới nhất
