Đảm bảo thanh toán đúng (số tiền, thời hạn) và thu hồi chiết khấu đầy đủ và kịp thời, thông qua việc:
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ bộ chứng từ thanh toán
- Ghi nhận đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ mua hàng, trả hàng, chiết khấu ...
- Thanh toán đầy đủ, chính xác, đúng hạn các nghiệp vụ mua hàng
- Theo dõi công nợ và đối chiếu định kỳ (tháng, quý, năm)
- Đối chiếu số liệu giữa phân hệ AP và sổ kế toán trước thời gian đóng kỳ hàng tháng
- Phối hợp với kế toán thuế: tổng hợp thuế GTGT đầu vào đúng hạn
- Lập báo cáo công nợ phải trả, báo cáo tuổi nợ đầy đủ chính xác đúng hạn
- Tính chiết khấu và thu hồi các khoản giảm trừ đầy đủ, chính xác, đúng hạn
- Theo dõi các khoản trả trước, đặt cọc để thu thập đủ bộ chứng từ thanh toán và tiến hành cấn trừ và thu hồi đúng hạn
- Theo dõi các khoản trả hàng không đủ công nợ cấn trừ để thu hồi trong thời gian quy đinh
- Lập danh mục và lưu trữ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng (bao gồm cả trả hàng, chiết khấu... )
- Có danh mục và thực hiện quản lý, lưu trữ hợp đồng mua hàng
- Xây dựng quy trình ghi nhận, đối soát công nợ phải trả
- Gửi thư xác nhận công nợ các khoản phải trả định kỳ
- Cung cấp số liệu và tài liệu liên quan về công nợ phải thu, tuổi nợ, chiết khấu... khi có yêu cầu.
- Cập nhật và có file theo dõi các thay đổi liên quan thông tin nhà cung cấp
- Lập báo cáo theo quy định đúng kỳ (tháng, quý, năm)
- Lưu trữ đầy đủ dữ liệu file mềm trên hệ thống của công ty
- Làm việc với bên thứ ba (kiểm toán, thuế, ngân hàng...)
