1. Các công việc hàng ngày
- Kiểm tra mail từ sales và các bộ phận liên quan, cập nhật thông tin công nợ phát sinh thường xuyên.
- Cập nhật hợp đồng, chính sách công nợ của từng khách hàng.
- Kiểm tra, xuất hóa đơn tài chính, gửi cho khách hàng. Theo dõi thông tin để đảm bảo khách hàng đã nhận được hóa đơn tài chính.
- Kiểm tra tiền về tài khoản ngân hàng, tài khoản thẻ ,..kiểm tra, hạch toán trên chương trình phần mềm
- Liên hệ với khách hàng (mail, điện thoại) để đôn đốc, nhắc nợ với khách hàng (trước khi đến hạn thanh toán ít nhất 3 ngày) để đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn. Trường hợp đến hạn thanh toán mà khách hàng chưa trả tiền thì phải báo cáo ngay cho cấp trên, thông báo cho sales và các bộ phận liên quan để biết, phối hợp đòi nợ.
2. Các công việc hàng tuần/ tháng
- Thực hiện đối chiếu công nợ, làm biên bản xác nhận công nợ với khách hàng.
- Kiểm tra ngân hàng, đối chiếu sẽ làm thủ tục thanh toán đối với công nợ thu hộ nội bộ…
- Đối chiếu tiền thu hộ / chi hộ với các cơ sở. Ký báo cáo xác nhận. Lập báo cáo công nợ nội bộ gửi Kế toán trưởng.
- Báo cáo tổng hợp phát sinh, số dư tài khoản ngân hàng, tài khoản thẻ hàng tháng.
- Làm các báo cáo công nợ phải thu hàng tháng gửi Trưởng nhóm kiểm tra trước khi chuyển đến Kế toán trưởng kiểm tra lại và phê duyệt. Đặc biệt lưu ý trường hợp công nợ phải thu quá hạn.
- Thực hiện lưu trữ chứng từ hoặc bàn giao cho kế toán thuế theo quy định.
3. Các công việc khác
- Định kỳ hoặc đột xuất phối hợp với Thủ quỹ kiểm tra tất cả các quỹ nội bộ của khách sạn. Báo cáo với cấp trên nếu phát hiện sai sót số liệu hay chứng từ.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như Sales, Thủ quỹ, Kế toán doanh thu, kế toán Thuế, Thu ngân, … hoàn thành nhiệm vụ
- Chủ động, kịp thời báo cáo cấp trên những trường hợp bất thường hoặc các giải pháp để nâng cao hiệu quả công việc đang quản lý.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên
