Phân tích đặc thù kế toán trong loại hình doanh nghiệp có hoa hồng đại lý bán hàng

Những điều cần biết về hạch toán hoa hồng đại lý bán hàng

 Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán mới trong đó hướng dẫn hạch toán hoa hồng bán hàng đại lý đúng giá như sau : Khi xác định hoa hồng bán hàng đúng giá mà đại lý được hưởng, bên Đại lý lập hóa đơn trên số hoa hồng thực hưởng để ghi giảm công nợ phải trả cho bên Chủ Hàng đồng thời hạch toán như sau:

1. Quy định của chế độ kế toán về kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.

 Hạch toán hoa hồng bán hàng đại lý đúng giá 

Khi xác định được số tiền hoa hồng bán hàng đúng giá mà bên nhận đại lý được hưởng, bên nhận đại lý lập hóa đơn trên số tiền hoa hồng được hưởng để ghi giảm công nợ phải trả cho bên chủ hàng (bên giao đại lý) đồng thời hạch toán như sau:

a/ Tại đơn vị có hàng ký gửi

Khi xuất hàng cho đại lý hoặc các đơn vị nhận bán hàng ký gửi thì sô hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi được tiêu thụ. Khi bán được hàng ký gửi, doanh nghiệp sẽ trả cho đại lý hoặc bên nhận ký gửi một khoản hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá ký gửi của số hàng ký gửi thực tế đã bán được.

Khoảng hoa hồng phải trả này được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí bán hàng.

- Phản ánh trị giá thực tế xuất kho hàng ký gửi:

   Nợ TK 157                                ( Theo giá trị xuất kho)

       Có TK 155, 156 

- Căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán ra của sản phẩm bán qua đại lý đã tiêu thụ trong tháng. Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT phản ánh doanh thu của sản phẩm đã tiêu thụ để giao cho đơn vị xác định khoản hoa hồng phải trả:

+ Phản ánh doanh thu bán hàng qua đại lý:

Nợ TK 111, 131 : Phải thu, đã thu từ bán hàng của đại lý

Có TK 511 : Hoa hồng đại lý được hưởng

Có TK 33311 : Thuế giá trị gia tăng (GTGT) trên phần hoa hồng được hưởng

 Chi phí hoa hồng đại lý:

Nợ TK 641 : Hoa hồng đại lý

Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đầu vào của khoản hoa hồng

 Có 111,112,131

Phản ánh giá vốn của hàng ký gửi thực tế đã bán được:

Nợ TK 632  : Giá vốn hàng bán

    Có TK 157 : hàng gửi bán

b/ Tại đại lý hoặc đơn vị nhận bán hàng ký gửi

Số sản phẩm, hàng hóa nhận làm đại lý, nhận bán ký gửi không thuộc quyền sở hữu của đơn vị này. Doanh thu của các đại lý chính là khoản hoa hồng được hưởng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của đại lý chỉ tính trên hoa hồng được hưởng. Trị giá hàng hóa địa lý bán đúng giá ký gửi của chủ hàng và hưởng hoa hồng thì không phải tính và nộp thuế GTGT

Trình tự hạch toán:

 Khi nhận hàng ký gửi, căn cứ vào giá trị trong hợp đồng ký gửi ghi:

 Nợ Tk 003-  Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi

- Khi bán được hàng ký gửi:

+ Kế toán ghi giảm giá trị nhận ký gửi : Có TK 003

+ Căn cứ vào hóa đơn GTGT, đại lý hạch toán:

Nợ TK 111, 112,131..                           ( Tổng số tiền phải thanh toán cho chủ hàng gồm giá ký gửi theo quy định và cả số thuế GTGT)

      Có TK 3388 

- Cuối kỳ, căn cứ bảng kê hàng hóa bán ra, xác định số hoa hồng được hưởng ;

Nợ TK 3388- Phải trả khác

     Có TK 511: - Hoa hồng được hưởng

     Có TK 3331: ( Thuế GTGT trên hoa hồng được hưởng)

     Có TK 111,112 : ( Số tiền thực trả cho chủ hàng sau khi đã trừ lại khoản hoa hồng được hưởng)

 2. Thực trạng kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng 

a. Một số doanh nghiệp giao đại lý yêu cầu bên nhận đại lý ký quỹ nhằm đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết.

Trong trường hợp này, khoản tiền ký quỹ được bên nhận làm đại lý nộp cho bên giao đại lý sau khi ký kết hợp đồng bán đại lý nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Trong trường hợp không thực hiện đúng và đủ các điều kiện của hợp đồng, bên nhận đại lý sẽ bị phạt vi phạm hợp đồng, khoản tiền phạt này sẽ trừ vào số tiền đã ký quỹ.

Tuy nhiên, chế độ kế toán hiện hành chưa hướng dẫn ghi nhận khoản tiền ký quỹ này, gây lúng túng trong thực hiện. Hiện nay, các doanh nghiệp đang hạch toán nghiệp vụ này theo cách hiểu của mình, dẫn tới sự thiếu nhất quán trong hạch toán kế toán giữa các đơn vị.

Ví dụ, việc bên giao đại lý hạch toán khoản đặt cọc thông qua tài khoản (TK) 344 – “Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn” trong khi bên nhận đại lý hạch toán khoản này như một khoản ứng trước tiền hàng là chưa thống nhất.

Cụ thể: bên giao đại lý ghi nhận khoản tiền ký quỹ của bên nhận đại lý như một khoản tiền ký quỹ nhận về và theo dõi trên TK 344.

Nợ TK 111, 112

Có TK 344

Khi kết thúc hợp đồng đại lý, bên giao đại lý hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho bên nhận đại lý và ghi:

Nợ TK 344

Có TK 111, 112

Trường hợp bên nhận đại lý vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp giao đại lý, căn cứ số tiền bên nhận đại lý bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý, kế toán tại bên giao đại lý ghi:

Nợ TK 344

Có TK 711

Việc bên giao đại lý ghi nhận và theo dõi khoản tiền ký quỹ trên TK 344 như các doanh nghiệp đang làm là hợp lý. Tuy nhiên, hiện nay nhiều đơn vị nhận đại lý lại coi khoản tiền ký quỹ cho bên giao đại lý là khoản tiền trả trước tiền mua hàng, tiền đặt cọc để tiến hành hoạt động mua hàng, do đó hạch toán thông qua TK 331 (dư Nợ):

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

Sở dĩ có sự khác biệt như vậy trong hạch toán tại bên nhận đại lý là do sau khi mở đại lý, thông thường bên giao đại lý sẽ giao cho bên nhận đại lý một số hàng nhất định để làm hàng mẫu trưng bày tại cửa hàng. Do đó, bên nhận đại lý coi và ghi nhận khoản tiền ký quỹ đảm bảo hợp đồng như khoản tiền trả cho phần hàng mẫu đó hoặc khấu trừ vào số tiền phải trả cho bên giao đại lý khi hoàn thành nghiệp vụ bán đại lý.