Nhiệm vụ chính:
1.1 Điều hành và quản lý chung các hoạt động mua sắm hàng hóa (trong và ngoài nước), các dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu về giá cả, chất lượng, chủng loại và tiến độ.
1.2 Chịu trách nhiệm chính hoạt động mua sắm hàng hóa nước ngoài.
1.3 Quản lý chung nhân sự nhóm mua hàng.
Nhiệm vụ cụ thể:
- .Quản lý hoạt động của phòng mua hàng:
Xây dựng kế hoạch mua hàng, các quy trình mua hàng;
Xác định nhu cầu mua hàng, khả năng cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu;
Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp;
Tham gia đàm phán, thương lượng giá cả của các hợp đồng mua hàng lớn. -
Thực hiện công tác mua hàng nước ngoài của Công ty, các thủ tục xuất nhập khẩu, làm việc với cơ quan chức năng và các đơn vị liên quan:
Tiếp nhận đề nghị mua hàng, kiểm tra, đối chiếu sự phù hợp về số lượng, chủng loại, đề nghị đặt hàng, bảng cân đối tồn kho với Đề nghị cung cấp hàng hóa.
Kiểm tra các điều kiện nhập khẩu, thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, xác định mã HS code của hàng hóa trước khi đặt hàng và nhập hàng. Phối hợp với Bộ phận Sản phẩm để thực hiện các thủ tục xin giấy phép NK (nếu có).
Lập đơn đặt hàng, hợp đồng, trao đổi, thương thảo hợp đồng với Nhà cung cấp. Tối ưu hóa chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, dịch vụ hải quan, bảo hiểm hàng hóa trong quá trình làm việc.
Kiểm tra xác nhận đơn hàng, L/C, hồ sơ nhập khẩu, Invoice, Packling, CO, CQ, tờ khai Hải Quan trước khi ban hành và trình cấp trên. Kiểm tra bộ chứng từ chất lượng của nhà cung cấp, cung cấp cho BP kế toán để thực hiện thủ tục nhập hàng.
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất lựa chọn đơn vị Forwarder, đơn vị bảo hiểm hàng hóa, dịch vụ làm thủ tục hải quan có chất lượng tốt và giá cả phù hợp, cạnh tranh, tối ưu các chi phí.
Thực hiện hồ sơ tạm ứng, thanh toán cho các nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán quốc tế đã thống nhất: T/T, trả chậm, L/C.
Kiểm tra và hoàn tất các điều kiện về pháp lý để nhập khẩu lô hàng, điều kiện xuất trả lại hàng đã nhập.
Thực hiện mua bảo hiểm cho các lô hàng nhập khẩu, xuất trả, theo dõi khiếu nại các đơn vị bảo hiểm nếu phát sinh sự kiện.
Theo dõi tiến độ giao hàng, cung cấp kế hoạch, thông báo giao hàng cho nội bộ. Thực hiện các thủ tục khiếu nại nếu hàng hóa NCC gửi sai/thiếu/hư hỏng.
Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, lập kế hoạch thanh toán, tạm ứng tiền hàng và theo dõi công nợ phải trả với các nhà cung cấp chuyển Phòng Kế toán hàng tuần.
Tiếp nhận các thông tin bảo hành sản phẩm, liên hệ Nhà cung cấp yêu cầu thực hiện việc bảo hành.
Thường xuyên kiểm tra, nắm bắt thông tin tỷ giá ngoại tệ, tình trạng vận chuyển quốc tế, tham mưu cho cấp trên các phương án/hành động triển khai nhằm phòng ngừa rủi ro (nếu có), đảm bảo hàng hóa nhập đúng tiến độ, an toàn và tối ưu chi phí.
Thực hiện báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, năm và đột xuất cho cấp trên, Kế toán trưởng và Tổng giám đốc các vấn đề liên quan đến công tác mua hàng nước ngoài
