A. Xử lý đơn hàng, bao gồm các thao tác sau:
1. Nhận thông tin đơn hàng từ NVBH:
- NVBH sẽ thông báo có bao nhiêu đơn hàng cần xử lý.
2. Sau khi tiếp nhận thông tin từ NVBH thì vào hệ thống, nhập tuyến bán hàng của NVBH đó để kiểm lại số đơn, xem đủ hay chưa.
3. Nếu đã đủ đơn như NVBH đã thông báo thì tiến hành kiểm tra ngân sách khuyến mãi của từng đơn hàng.
- Khi kiểm tra ngân sách khuyến mãi của đơn, nếu đơn bị thiếu ngân sách thì phải thông báo để NVBH chỉnh sửa đơn.
4. Thực hiện thao tác chuyển ngân sách khuyến mãi cho NVBH bấm lại đơn hàng khi cần chỉnh sửa đơn hàng bị thiếu, hoặc cần bấm đơn mới.
5. Cuối cùng là xử lý để ra đơn hàng bằng giấy cho NVBH lấy hàng ra.
6. Trường hợp, khi đơn hàng đã được xử lý ra đơn hàng bằng giấy nhưng vì lý do nào đó mà NVBH muốn hủy đơn hàng (1 đơn hoặc nhiều đơn hoặc chỉ 1 hoặc vài mã hàng có trong đơn) thì kế toán thực hiệc thao tác hủy đơn hàng đó trên hệ thống và trừ lại hàng có trong đơn hàng bằng giấy.
* Lưu ý: các thao tác trên là các thao tác cần khi xử lý đơn hàng cho NVBH nhưng không nhất thiết theo trình tự như trên.
Ví dụ: Có thể NVBH sẽ yêu cầu chuyển ngân sách khuyến mãi trước khi báo đơn hàng hoặc khi đã báo đơn hàng nhưng không yêu cầu kế toán xử lý tất cả những đơn đã báo. Kế toán cần phải hỏi lại NVBH trước mọi thao tác để xử lý đúng đơn hàng.
B. Xuất hóa đơn tài chính:
- Có 2 loại hóa đơn tài chính:
Loại 1: Hóa đơn tài chính xuất theo yêu cầu của NVBH cho công ty, cửa hàng, hộ kinh doanh…
Loại 2: Hóa đơn tài chính xuất hàng ra cho từng NVBH (được thực hiện trong việc cân số liệu hàng tháng).
- Trung bình một tháng, kế toán đội HPC xuất từ 100 đến 150 tờ hóa đơn tài chính (có thể nhiều hơn) cho mỗi loại hóa đơn, tùy thuộc vào nhu cầu xuất hóa đơn và lượng hàng được bấm ra trong tháng.
C. Công việc cân đối số liệu hàng tháng:
- Từ ngày 01 đến ngày 18 hàng tháng, kế toán thực hiện song song việc cân đối số liệu và công việc hàng ngày.
- Cân đối số liệu là việc cân đối giữa lượng hàng hóa mà NVBH bấm ra đơn trong tháng đã được xuất hóa đơn tài chính cho khách hàng và lượng hàng hóa chưa được xuất hóa đơn tài chính.
- Trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa chưa được NVBH bấm ra đơn nhưng NVBH vẫn yêu cầu kế toán xuất trước hóa đơn tài chính để thu tiền trước rồi mới bấm ra đơn để giao hàng
- Kế toán đội HPC có nhiệm vụ xử lý tất cả các tình huống phát sinh liên quan đến hóa đơn tài chính đã được xuất trong tháng của từng NVBH thuộc nhóm mình phụ trách, để có thể cân đối số liệu giữa đội HPC với người chịu trách nhiệm theo dõi số liệu kho tổng.
